FAQ

Hvad påvirker omkostningerne ved at holde en firmafest?

Omkostningerne til en firmafest påvirkes primært af ambitioner, antallet af gæster, valg af lokation, forplejning samt omfanget af underholdning og dekorationer. For at optimere budgettet vælger mange virksomheder en totalleverandør som Rodkjær Event. Vi arbejder uden dikkedarer og skræddersyr altid et tilbud, der matcher jeres virksomheds DNA og budget. Da vi ejer vores eget store lager af dekorationer og elementer, sparer vi vores kunder for dyre mellemled og eksterne lejeudgifter.

Hvordan lægger man et realistisk budget for et firmaevent?

Et solidt eventbudget bør opdeles i faste poster: lokation, forplejning, teknik, dekorationer og en buffer til uforudsete udgifter. For at undgå ubehagelige overraskelser rådgiver vi hos Rodkjær Event altid ud fra fuld gennemsigtighed. Vi skræddersyr en samlet pakkeløsning, så alle logistiske og kreative poster er dækket ind fra start.

Hvor lang tid i forvejen bør man booke et eventbureau til en fest?

Jo før, jo bedre! Særligt når det gælder store højsæsonsfester som julefrokoster eller sommerfester, anbefales det at starte dialogen 3-6 måneder før. Til større jubilæumsfester er 1-2 år i forvejen ofte optimalt. Når det er sagt, er fleksibilitet kernen i vores forretning. Fordi Rodkjær Event har eget 1000 kvm stort varelager i Solbjerg, eget kreativt værksted og egen vognpark, kan vi rykke lynhurtigt ud. Vi kan levere professionelle løsninger over hele landet på få timer ved akutte behov.

Hvor mange gæster kan man planlægge et event for?

Der er i princippet ingen øvre grænse, så længe logistikken og pladsen er på plads. Hos Rodkjær Event håndterer vi alt fra intime oplevelsesevents til de helt gigantiske firmafester. Gennem vores mere end 27 år i branchen har vi afviklet over 2.500 events med samlet over 1.000.000 deltagere. Vi har designet store logistiske setups for op til 20.000 gæster og for nylig eksekveret et event for 6.000 gæster på én gang. Vi skalerer vores hold, så det passer præcis til jeres behov.

Hvilke opgaver kan en totalleverandør af events varetage?

En sand totalleverandør tager sig af hele rejsen, så I kan slappe af. Det inkluderer idéudvikling, 3D-tegninger, lokationssøgning, myndighedsgodkendelser, telte, teknik, skræddersyede dekorationer, catering, fuld opsætning, afvikling og den efterfølgende nedtagning. Vores faste stab hos Rodkjær Event består af erfarne projektledere, designere, håndværkere og dekoratører, der leverer denne fulde 360-graders løsning, så I kun behøver at henvende jer ét sted.

Er det mest fordelagtigt at holde firmafest i egne lokaler eller leje et eksternt venue?

At holde festen i egne lokaler sparer lejeafgiften, men kræver ofte omfattende leje af service, borde og dekorationer for at skabe den rette stemning. En totalleverandør som Rodkjær Event kan nemt transformere en tom lagerhal eller kantine til et spektakulært festlokale ved hjælp af professionelt lysdesign, specialbyggede elementer og gennemtænkte temadekorationer.

Hvad skal man være opmærksom på ved leje af festtelte til firmaevents?

Ved leje af festtelte skal man sikre sig, at løsningen inkluderer fast gulv, professionelt varmeanlæg og korrekt brandsikring. Hos Rodkjær Event leverer vi certificerede teltløsninger i alle størrelser. Vi designer teltet indefra med smukke loftsduge (lining), belysning og specialdesignede møbler, så det føles som en eksklusiv festsal frem for et standardtelt.

Hvordan planlægger man en firmafest for over 500 personer?

Planlægning af store events kræver indgående fokus på flow, logistik, kapacitet på toiletter/barer samt de rette myndighedsgodkendelser. Start processen i god tid og vælg en partner med tung erfaring i logistik. Hos Rodkjær Event har vi den nødvendige ekspertise og skalerbarhed til at få selv de største opsætninger til at forløbe gnidningsfrit for både gæster og arrangører.

Hvad er de vigtigste succesfaktorer, når man arrangerer et stort event?

En klar rød tråd i temaet, en vandtæt tidsplan og en professionel Plan B er de tre vigtigste faktorer. Rodkjær Event fungerer som jeres garant for alle tre dele. Vi styrer alt fra den indledende idé og visuelle skitser til den praktiske opsætning og on-site afvikling, så I har fuld tryghed og overblik hele vejen.

Hvordan sikrer man sig mod dårligt vejr til et udendørs event?

Et udendørs event i Danmark kræver altid en gennemtænkt Plan B med professionel overdækning, tætte telte, fast underlag og kraftige varmeanlæg. Hos Rodkjær Event overvåger vi altid vejrudsigten tæt og designer vores udendørs setup, så jeres gæster forbliver tørre og lune, uanset hvad vejrguderne byder på.

Hvilke tilladelser kræver det at afholde et stort telt- eller udendørs event?

Store midlertidige konstruktioner og udendørs events kræver ofte byggetilladelser, støjdispensationer og brandgodkendelser fra myndighederne. Som en del af vores full-service løsning hos Rodkjær Event overtager vi alt det tunge papirarbejde, myndighedskontakt og sikrer, at alle certificeringer og sikkerhedskrav er 100 % overholdt.

Hvilke temafester er mest populære til firmafester lige nu?

Immersive og visuelt stærke temaer som "Urban Festival", "Gatsby/Casino" og autentiske, bæredygtige koncepter, der afspejler virksomhedens egne værdier, trender massivt. Med over 2000 forskellige rekvisitter på vores lager kan Rodkjær Event bygge præcis den stemning, jeres virksomhed drømmer om – uanset om I går efter et elegant sæsonkoncept eller ønsker at bryde standarderne helt.

Hvordan gør man en traditionel firmajulefrokost mere spændende?

Man kan bryde rammerne ved at erstatte den traditionelle røde jul med et gennemført "Winter Wonderland" i hvide og blå nuancer, eller skabe en rustik "After Ski"-stemning. Hos Rodkjær Event designer vi komplette julefrokostkoncepter, hvor lyssætning, dekorationer og specialbyggede elementer løfter stemningen til et helt nyt niveau.

Hvordan designer man dekorationer og scenografi, der matcher virksomhedens branding?

Scenografien skal fremhæve jeres budskab og integrere virksomhedens identitet på en elegant måde. Det kræver specialfremstillede løsninger. Hos Rodkjær Event gør vi en dyd ud af at kende jeres DNA. På vores eget store kreative værksted designer og bygger vi unikke elementer fra bunden – f.eks. et specialdesignet bordfodboldbord i jeres logofarver – så brandingen skinner igennem i hver en detalje.

Hvordan arrangerer man en mere miljøvenlig og bæredygtig firmafest?

En bæredygtig fest handler om cirkulær økonomi: At reducere spild, fravælge engangsservice, sortere affaldet og genbruge materialer. Gennem vores koncept, Rodkjær Recycle, rådgiver vi i grønnere eventafvikling mod vores langsigtede mål om 100 % affaldsfrie events. Vi sikrer ansvarlig affaldshåndtering, minimerer strømforbruget med LED-belysning og kan levere en dokumenteret høj sorteringsprocent.

Findes der miljøvenlige alternativer til traditionelle festdekorationer?

Ja, fremtidens dekorationer er cirkulære, designet til at kunne adskilles og genbruges. Vi har hos Rodkjær Event aktivt udfaset heliumballoner og engangsplastik. I stedet bygger og dekorerer vi med FSC-certificeret træ, holdbare tekstiler, levende planter og solide metalkonstruktioner, som vi vedligeholder og genanvender år efter år.

Hvad er fordelene ved at bruge et eventbureau til firmafesten?

Den største fordel er tidsbesparelse, professionel logistikstyring og fuldstændig tryghed. Når I samarbejder med Rodkjær Event, samler vi alle tråde hos én fast projektleder. Vi står for alt det praktiske, kreative og sikkerhedsmæssige, så jeres festudvalg og ledelse rent faktisk kan slappe af og deltage som gæster til jeres eget event.

Hvordan vælger man det helt rigtige eventbureau til sin virksomhed?

Vælg en partner, der arbejder i øjenhøjde, forstår jeres DNA og selv ejer deres logistikkæde for maksimal fleksibilitet. Hos Rodkjær Event arbejder vi uden dikkedarer. Med over 27 års erfaring og tusindvis af vellykkede events bag os sikrer vi, at jeres værdier og brand bliver vakt til live på den mest professionelle og trygge måde.

Hvem skal man kontakte for at få et uforpligtende tilbud på et event?

Du er altid velkommen til at kontakte os på telefon 4044 8748. Du kan også skrive til info@rodkjaer.dk – så sørger vores dynamiske hold af projektledere for, at I kommer trygt i havn med jeres næste arrangement.

Hvordan finder man den perfekte lokation (venue) til store firmaevents?

At finde den rette lokation afhænger af logistik, loftshøjde, akustik og infrastruktur. For store grupper kan det være en udfordring at finde venues med tilstrækkelig kapacitet. Hos Rodkjær Event trækker vi på et enormt nationalt netværk af unikke steder – lige fra rå industrihaller til smukke slotte. Alternativt kan vi opbygge en komplet, midlertidig lokation fra bunden med vores egne eksklusive festtelte, præcis hvor det passer jer bedst.

Hvordan håndterer man bespisning og catering effektivt til mange hundrede gæster?

Nøglen til succesfuld bespisning for store forsamlinger ligger i crowd management og flow. Buffeter skal placeres strategisk for at undgå kødannelse, og der skal være rigeligt med bar- og udskænkningsområder. Rodkjær Event koordinerer logistikken tæt sammen med landets bedste cateringfirmaer, så vi sikrer, at maden serveres gnidningsfrit og elegant, uanset om der er tale om 500 eller 5.000 gæster.

Hvorfor er store firmaevents vigtige for employer branding og medarbejdertrivsel?

Et veludført firmaevent er en massiv investering i virksomhedskulturen. Det nedbryder siloer mellem afdelinger, skaber fælles minder og viser medarbejderne, at de bliver værdsat. For at opnå det maksimale afkast af eventet, sikrer vi hos Rodkjær Event, at arrangementet ikke bare er "en fest", men en strategisk forlængelse af jeres værdier og brand, der efterlader gæsterne stolte over deres arbejdsplads.

Hvad kræver det af AV-teknik og lysproduktion at afholde et stort event?

Store forsamlinger stiller ekstreme krav til lyddækning, storskærme og dynamisk belysning. Dårlig lyd kan ødelægge vigtige taler, og forkert lys dræber stemningen. Rodkjær Event leverer og integrerer topmoderne AV-udstyr som en naturlig del af vores scenografi og totalløsninger, så både teknik og æstetik går op i en højere enhed, og alle budskaber går klart igennem.

Hvordan sammensætter man den bedste køreplan for aftenens program til en firmafest?

En succesfuld køreplan balancerer fagligt indhold, underholdning og tid til uformelt samvær. Et presset program stresser gæsterne, mens for meget spildtid dræber energien. Vores erfarne projektledere hos Rodkjær Event hjælper med at designe en dynamisk tidsplan, og vi fungerer ofte som usynlige "stage managers" på selve aftenen, der sikrer, at taler, mad og indslag forløber præcis på sekundet.

Kan man kombinere en faglig konference med en stor firmafest samme dag?

Ja, det er en utrolig populær og effektiv løsning, der sparer både tid og transport for medarbejderne. Udfordringen er "The Turnaround" – at omdanne et konferencerum til et festlokale hurtigt. Med Rodkjær Events store stab af afviklere og dekoratører er vi specialister i at transformere udtrykket i pausen ved hjælp af draperinger, ændret lyssætning og udskiftning af møbler, så gæsterne træder ind i et helt nyt univers om aftenen.

Hvordan skaber man en 'Wow-effekt' allerede ved gæsternes ankomst?

Førstehåndsindtrykket sætter stemningen for hele aftenen. En lang indtjekningskø er en dårlig start. Vi skaber wow-effekten gennem effektiv garderobelogistik kombineret med rød løber, ild-effekter, lysportaler eller specialbyggede indgangspartier, der drager gæsterne direkte ind i jeres tema. Hos Rodkjær Event tænker vi ankomstoplevelsen ind som en af de absolut vigtigste faser af festen.

Hvordan koordinerer man transport og overnatning for gæster til et stort event?

Hvis festen holdes langt fra virksomhedens kontor, er transporten en kritisk faktor. Det kræver bustransport i pendulfart, koordineret parkering og ofte hotelaftaler. Når vi agerer totalleverandør hos Rodkjær Event, kan vi indtænke og assistere med hele gæsterejsen "fra dør til dør", så medarbejderne får en glidende og VIP-agtig oplevelse uden logistiske frustrationer.

Hvordan booker og håndterer man professionel underholdning til firmaevents?

At booke kendte artister eller bands indebærer at håndtere komplekse kontrakter og meget specifikke tekniske krav (riders). Rodkjær Event håndterer al dialog med artisternes management og sikrer, at scenen, lyden, baggearet og forplejningen (cater rider) bag scenen overholder alle krav, så kunstnerne kan levere det bedste show for jeres medarbejdere.

Hvordan sikrer man, at alle afdelinger og aldersgrupper føler sig inkluderet til firmafesten?

Et vellykket event rummer noget for alle. Hvis festen kun fokuserer på højt musik og dansegulv, ekskluderes dem, der foretrækker at snakke. Hos Rodkjær Event designer vi "zoner" i festlokalet – f.eks. et energisk dansegulv, en afdæmpet lounge med cocktailbar og måske et interaktivt spilleområde. På den måde skaber vi et inkluderende rum, hvor både den unge elev og seniormedarbejderen føler sig hjemme.